Các bạn kế toán viên mới vào nghề khá lo lắng khi viết hóa đơn, sợ viết sai. Trong bài viết này Trung tâm kế toán tại TP Hồ Chí Minh - kế toán Hà Nội sẽ hướng dẫn chi tiết bạn cách viết hóa đơn GTGT mới nhất năm 2016. Mời các bạn theo dõi.
>> Hướng dẫn xử lý khi viết sai hóa đơn
Chú ý khi viết hóa đơn GTGT
Hóa đơn giá trị gia tăng được lập và sử dụng theo hướng dẫn tại Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC và được hướng dẫn sửa đổi mới nhất tại Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC, ngày 27/2/2015 - Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Viết hóa đơn giá trị gia tăng kế toán cần chú ý đến các điểm sau:
1. Thời điểm lập hóa đơn
(thể hiện ở dòng " Ngày ... Tháng... năm" lập hóa đơn)
- Đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
- Đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
2. Nguyên tác lập hóa đơn gia trị gia tăng.
- Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
- Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch chéo.
- Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
- Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Mẫu thực tế Hóa đơn Giá trị gia tăng liên 2 – giao cho khách hàng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNGKý hiệu: AA/13P Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0000015 Ngày.01.tháng..02..năm 2016 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH Kế toán Hà Nội |
|||||||||
| Điện thoại:........0934.401.811....Số tài khoản.............68866886868..... | |||||||||
| Họ tên người mua hàng......... Ngô Mạnh Minh ................................................... Tên đơn vị............... Công ty TNHH Toàn Hùng.............................. Mã số thuế:…………0973946715…………………………… Địa chỉ: 40 Tả Thanh Oai - Thanh Trì - Hà Nội |
|||||||||
| Hình thức thanh toán:.............TM/CK..........Số tài khoản …………………………… | |||||||||
| STT | Tên hàng hóa, dịch vụ | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | ||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6=4x5 |
||||
| 01 | Máy chiếu Tosiba 25E |
Chiếc |
01 |
9.800.000 |
9.800.000 |
||||
|
Cộng tiền hàng: …9.800.000... |
|||||||||
|
Thuế suất GTGT: ..10… % , Tiền thuế GTGT: … 980.000… |
|||||||||
|
Tổng cộng tiền thanh toán ...10.780.000. Số tiền viết bằng chữ:..Mười triệu bảy trăm tám mươi nghìn đồng......... |
|||||||||
|
Người mua hàng |
Người bán hàng |
Thủ trưởng đơn vị |
|||||||
(Mẫu hóa đơn GTGT mới nhất theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC)
Hướng dẫn viết hóa đơn giá trị gia tăng 2016
Sau đây Trung Tâm kế toán Hà Nội sẽ hướng dẫn các bạn viết hóa đơn gia trị gia tăng theo các chỉ tiêu đã được in trên tờ hóa đơn mẫu trên kia:
- Dòng " Ngày...tháng ...năm ": Chính là thời điểm lập hóa đơn đã nêu ở trên.
+ Đối với hóa đơn lần đầu là ngày chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
+ Đôi với hóa đơn điều chỉnh, hàng bán bị trả lại... là ngày hiện tại. Thông thường sẽ trùng với ngày lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai, hay là ngày trả lại hàng hóa.
- Dòng " Họ tên người mua hàng" : ghi đầy đủ họ và tên người mua, trong trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn thì ghi là: “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế".
- Dòng "Tên đơn vị": ghi tên công ty của khách hàng theo đúng như trên giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Dòng "Mã số thuế": Viết mã số thuế của công ty đó.
- Dòng " Địa chỉ" : ghi địa chỉ ĐKKD.
Người bán phải ghi đúng tiêu thức "mã số thuế"của người mua và người bán.
Tiêu thức "tên, địa chỉ" của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
- Cột " STT" : ghi lần lượt số thứ tự các mặt hàng. Lưu ý: mặt hàng đầu tiên ghi là " 01", nếu mặt hàng 01 này có tên hàng hóa dài và phải ghi xuống dòng thứ 2 thì số thứ tự của mặt hàng số 02 sẽ ghi ở dòng thứ 3.
- Cột " Tên hàng hóa, dịch vụ" ghi đầy đủ tên mặt hàng như lúc nhập ( nếu là hàng hóa). Trường hợp người bán quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì khi ghi hoá đơn phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá.
- Cột "Đơn vị tính" : Nhập vào đơn vị tính là gì thì khi xuất phải viết đúng như vậy.
Chú ý: Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”( Theo khoản 2 - điều 5 của TT 119/2014/TT-BTC)
- Cột "Số lượng": ghi số lượng của hàng hóa bán ra.
- Cột "Đơn giá" : viết giá bán chưa thuế
- Cột "Thành tiền" ghi tổng giá trị của đơn giá X Số lượng.
Thông thường một tờ hóa đơn sẽ có 10 dòng, nếu không ghi hết các dòng trên hóa đơn, kế toán phải gạch chéo phần còn lại. Chú ý gạch chéo tất cả các chỉ tiêu từ cột "STT" đến Cột "Thành Tiền".
- Dòng "Cộng tiền hàng" là tổng cộng ở cột "thành tiền".
- Dòng "Thuế xuất" ghi mức thuế xuất của hàng hóa dịch vụ ( 0%,5%, 10%). Trường hợp các mặt hàng có các mức thuế xuất khác nhau phải được lập ra các hóa đơn khác nhau. mặt hàng không chịu thuế kế toán gạch chéo "/".
- Dòng " Tiền thuế GTGT" được xác định = " Cộng tiền hàng" X " Thuế xuất". (không chịu thuế thì gạch chéo.)
- Dòng " Tổng cộng tiền thanh toán" = " Cộng tiền hàng" + " Tiền thuế GTGT"
- Dòng " Số tiền viết bằng chữ": kế toán ghi diễn giải số tiền ở dòng " Tổng cộng tiền thanh toán"
Lưu ý: Đồng tiền ghi trên hoá đơn: Đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Việt Nam. Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt. Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ.
Người bán đồng thời ghi trên hoá đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hoá đơn.
Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.
- Chỗ " Người mua hàng" ký : ai là người đi mua hàng thì ký và ghi rõ họ tên. Trong trường hợp bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn. Khi lập hoá đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
- Chỗ " Người bán hàng" ký: Người lập hóa đơn sẽ ký vào đây.
- Chỗ " Thủ trưởng đơn vị" ký : giám đốc công ty ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên. Trong trường hợp giám đốc đi vắng không thể ký lên hóa đơn thì phải có giấy ủy quyền ủy nghiệm ký lên hóa đơn chứng từ cấp dưới (có thể là kế toán trưởng hay phó giám đốc) lúc này dấu sẽ được đóng trên góc tay trái của hóa đơn, ai được ủy quyền thì ký vào chỗ này.
Nếu có xảy ra sai sót trong quá trình viết hóa đơn thì các bạn có thể tham khảo các xử lý tại đây: Cách xử lý Viết sai hóa đơn GTGT
KẾ TOÁN HÀ NỘI - Trung tâm kế toán tại Hồ Chí Minh xin chúc các bạn viết hóa đơn gia trị gi tăng thật chính xác.
